召開會議的7個核心要素

    會議機(jī)制的設(shè)立主要包括兩大方面：經(jīng)銷商層面的定期會議機(jī)制和負(fù)責(zé)人層面的定期會議機(jī)制，會議機(jī)制雙管齊下能夠打破各部門、各級別間有可能出現(xiàn)的矛盾障礙。

    經(jīng)銷商層面的定期會議內(nèi)容主要有：聯(lián)盟內(nèi)部重大事宜的溝通和決策、活動推進(jìn)情況的通報(bào)和分析、聯(lián)盟內(nèi)部違紀(jì)事件的通報(bào)和處理。會議的周期至少一周一次，且在會議開始后經(jīng)銷商本人必須親自準(zhǔn)時(shí)參加，為了提高/增加會議成員到場率，可以對遲到、缺席者實(shí)行罰款。

    負(fù)責(zé)人層面的定期會議內(nèi)容主要有：聯(lián)盟內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)性工作的推進(jìn)情況通報(bào)、活動推進(jìn)過程中遇到的問題分析及處理。在活動舉辦前期每周至少兩次召開會議，當(dāng)活動進(jìn)入前七天的倒數(shù)時(shí)間后，負(fù)責(zé)人層面的定期會議召開頻率應(yīng)當(dāng)大增，通常每天一次。各聯(lián)盟品牌的活動負(fù)責(zé)人同樣必須親自準(zhǔn)時(shí)參加。

    附：召開會議的7個核心要素（如圖3 -12所示）

    圖3 -12召開會議的7個核心要素

    要素一，嚴(yán)格的會議紀(jì)律。很多聯(lián)盟的會議開不好，不是沒有制度，是沒有執(zhí)行。很多時(shí)候大家認(rèn)為：都是老板，遲到一下很正常。問題就出現(xiàn)了，一個原本只要2小時(shí)的會議，等人就等了2小時(shí)。遲到一定要罰款，絕不能手軟，不然所有的會議一定是松散的。

    要素二，有控制能力的組織者。每個組織者務(wù)必有很好的會議把控能力，不能隨意被他人左右。首先，大家要尊重這個組織者；第二，組織者自身要有很好的把控能力。

    要素三，一個時(shí)間只講一個議題。這是很難做到的，多數(shù)情況是這樣的：會議組織者約大家來談蓄水任務(wù)跟進(jìn)的問題，然后話題轉(zhuǎn)移到廣告制作，再然后話題又轉(zhuǎn)移到嘉賓邀約的問題……會議結(jié)束，大家都不明白說了什么。一個時(shí)間段就講一個議題，會議組織者一定不能讓大家跑題，這是會議效率提升的關(guān)鍵。

    要素四，不打岔，不開小會。開會的時(shí)候，開著開著就三三兩兩開小會了，結(jié)果誰都不關(guān)注會議說的問題，會議效率低。

    要素五，每個議題都有結(jié)論。我們在討論問題的時(shí)候，務(wù)必要有結(jié)論，不能議而不決，好像問題都討論了，結(jié)果還是不知道怎么做。開會，就是為了有結(jié)論，所以會議主持人一定要將問題得出結(jié)論，這個環(huán)節(jié)是不能錯過的。

    要素六，會議結(jié)束要自我陳述工作。會議結(jié)束時(shí)，不要一哄而散，會議主持人一定要讓參會者陳述下一步的工作是什么。這是重要的提醒，是要他們明白會后的工作安排禾口計(jì)劃。超過半數(shù)的執(zhí)行不到位，是因?yàn)檫@個環(huán)節(jié)缺失，很多事情并沒有得到負(fù)責(zé)人的確認(rèn)。

    要素七，處罰當(dāng)場實(shí)施。處罰不是目的，而是讓大家遵循規(guī)矩的手段。處罰一定不是事后實(shí)施的，當(dāng)場實(shí)施，對所有人都是很好的提醒。